การประชุมที่มีประสิทธิภาพ เป็นอะไรที่คนที่ทำงานในออฟฟิซอยากจะพบมากกว่าการประชุดที่จัดการไม่ดี ถ้าเราเจอประชุมที่จัดการได้ไม่ดี มันจะแย่แค่ไหน เพราะมันทั้งขัดจังหวะการทำงานของเราในระหว่างวัน หรือบางทีเสียเวลาไปเลยทั้งวันกับการประชุม บางประชุมเราเข้าไปนั่งร่วมกับคนอีกนับสิบคนเพื่อฟังหรือรับทราบข้อมูลที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้วและซ้ำกับอีกประชุมอื่นที่มี
แต่ในอีกมุมนึงการประชุมนั้นมีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก น่าเสียดายที่เราอาจจะไม่รู้วิธีใช้การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ทีนี้เราทำอะไรได้บ้างเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. ลดปริมาณเวลาที่พนักงานจะต้องอยู่ในการประชุม
เวลาเป็นเงินเป็นทอง เป็นคำกล่าวที่เราคุ้นเคยกัน สิ่งที่เกิดขึ้นอยู่ปัจจุบันคือเราลากทีมงานหรือพนักงานเข้าการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ เรามาลองคำนวณได้ว่าการเข้าประชุมแต่ละครั้งคิดเป็นตัวเงินได้เท่าไหร่ โดยการใช้ อัตรารายได้ต่อชั่วโมงแต่ละคนคูณด้วยระยะเวลาของการประชุม ก็จะเริ่มเห็นภาพ เช่น ผู้บริหาร 1 คน รายได้ 1250 บาท/ชม. พนักงานทั่วไป 5 คน รายได้เฉลี่ยที่ 500 บาท/ชม. ประชุมกัน 3 ชั่วโมง คิดเป็นเงินได้11,250 บาทสำหรับการสูญเสียรายได้ ถ้าการประชุมนั้นไม่มีประสิทธิภาพ
ผู้บริหาร 1 คน รายได้ 1250 บาท/ชม. พนักงานทั่วไป 5 คน รายได้เฉลี่ยที่ 500 บาท/ชม. ประชุมกัน 3 ชั่วโมง คิดเป็นเงินได้11,250 บาทสำหรับการสูญเสียรายได้
ดังนั้นหนึ่งวิธีง่ายที่ทำได้เพื่อลดการสูญเสียรายได้คือ การทำให้แน่ใจว่าการประชุมเริ่มตรงเวลา ซึ่งหมายถึงการให้คนมาถึงก่อนเวลาเริ่มต้นที่กำหนดไว้
เริ่มประชุมให้ตรงเวลา
ดังนั้นหนึ่งวิธีง่ายที่ทำได้เพื่อลดการสูญเสียรายได้คือ การทำให้แน่ใจว่าการประชุมเริ่มตรงเวลา ซึ่งหมายถึงการให้คนมาถึงก่อนเวลาเริ่มต้นที่กำหนดไว้
ลองเทียบกับการที่นักวิ่งโอลิมปิกไม่มาถึงก่อนที่เริ่มวิ่งเพื่อที่จะมาอยู่ในตำแหน่งที่พร้อมจะปล่อยตัว เช่นเดียวกับการที่ปรากฏตัวเมื่อการประชุมเริ่มไปแล้วหรือมาสาย มันทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพน้อยลง
การสื่อสารเรื่องการมาก่อนการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ เพราะการมาสายในการประชุม มันสื่อถึงการแสดงความเคารพหรือการไม่เคารพอย่างชัดเจนต่อบริษัทและเพื่อนร่วมงานของตัวเค้าเอง
ลดจำนวนคนเข้าประชุม
วิธีนึงที่ทำได้เพื่อลดปริมาณคนเข้าประชุมได้อีกคือ การที่เราแชร์เนื้อหาหรือวาระการประชุมล่วงหน้าก่อนสักสองสามวัน และอนุญาตให้พนักเลือกไม่เข้าการประชุมได้ ถ้าวาระหรือเนื้อหาไม่ได้เกี่ยวข้องหรือต้องเสนอข้อมูลอะไรในการประชุมนั้น
สร้างตารางเวลาของแต่ละวาระการประชุม
อีกวิธีคือการออกวาระการประชุม ที่มีหัวข้อการประชุมควบคู่กับตารางเวลา อันนี้จะช่วยให้ผู้เข้าประชุมจัดการเวลาในการเข้าออกการประชุมได้ตามส่วนที่เกี่ยวข้อง วิธีนี้ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาเป็นหลายชั่วโมงในการอยู่ในประชุมในเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง
2. จัดประชุมรวมของพนักงานทุกระดับ
การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นอะไรที่เราพยายามแก้ไข แต่การประชุมที่ส่งผลด้านบวกเพื่อส่งเสริมกำลังใจพนักงานก็ไม่ควรมองข้ามเช่นการ หากการประชุมจะเน้นไปแค่ระดับผู้บริหาร น่าจะไม่ใช่แนวคิดที่ดีและเสี่ยงต่อขวัญกำลังใจของพนักงานระดับปฏิบัติงานที่เป็นคนที่จัดการปัญหาและงานในแต่ละวัน ซึ่งคนกลุ่มนี้ก็ต้องการเพิ่มขวัญกำลังในการทำงานเช่นกัน
Regular Team Meeting
การจัดประชุมสำหรับพนักงานทุกระดับชั้นหรือที่เราหลายคนอาจจะเรียกว่า Regular Team Meeting หรือ Staffs Meeting อาจจะจัดเดือนละครั้ง เป็นการประชุมที่ออกแบบมาเพื่อยกระดับขวัญกำลังใจและชื่นชมพนักงาน วัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มพลังงานและกำลังใจในการทำงานของทุกคนและเพื่อแจ้งในทุกคนทราบถึงความคืบหน้าในปัจจุบันด้วย นอจากนี้ยังเป็นโอกาสสำหรับคนที่จะแชร์ความผิดพลาดและบทเรียนที่ได้เรียนรู้มา และที่สำคัญที่สุดคือรับแรงบันดาลใจ
Daily Stand-up Meeting
ในบริษัทที่ผมทำงาน เราทำ Agile กันเลยจะมีกิจกรรมที่เรียกว่า Daily Stand-up Meeting ทุกเช้าของวันที่เราทำงานกัน เพื่อแชร์กันว่าเมื่อวานเป็นยังไงบ้าง งานสำเร็จส่วนไหนไปบ้าง ติดขัดหรือต้องการการช่วยเหลืออะไรไหม วันนี้วางแผนจะทำอะไรต่อไป ทุกคนในทีมจะรับทราบข้อมูลที่เรียกว่า พอดีคำ ไม่จนเกินไปจากแต่ละคนในทีม กิจกรรมนี้ทุกคนจะยืนและใช้เวลาไม่นานประมาณ 1 นาทีต่อคน ทีมที่มีประมาณ 10 คน เวลารวมอาจจะอยู่ประมาณ 10-15 นาที ต่อ วัน
3. กำหนดบทบาทของผู้เข้าร่วมประชุม
งานส่วนใหญ่มีโอกาสที่เนื้อหามักจะเกิดขึ้นซ้ำๆ ซึ่งทำให้พนักงานเองเกิดความเคยชินกับงาน หรือเหนื่อยล้าในบทบาทเดิมๆ การกำหนดบทบาทอื่นๆ ให้พนักงานลองทำก็เปรียบเสมือนการหยุดพักร้อนแล้วไปทำกิจกรรมอื่นบ้าง
ในการประชุมปกติแล้วจะมีอยู่ 3 บทบาท (Roles) หลักๆ คือ
- Chairman – ประธานการประชุม มักเป็นระดับบริหาร ผู้มีบทบาทในการตัดสินใจการประชุม
- Attendee – ผู้มีส่วนร่วมในการประชุมนั้นๆ มีหน้าที่ในการระดมความคิด เสนอผลงานหรือความเห็นในประชุม
- Facilitator – คนที่ดำเนินกิจกรรม ทั้งก่อนการประชุม เช่นการส่งวาระและรายละเอียดการประชุม ในระหว่างการประชุมเช่นควบคุมเนื้อหาให้ตรงกับวาระ ควบคุมเวลา สรุปรายงานประชุม และหลังการประชุมเช่น ส่งผลการประชุม ติดตามและนัดหมายในการประชุมถัดไป
การประชุมที่มีการระบุบทบาทผู้เข้าร่วมที่ชัดเจนว่าใครเป็นประธานหรือผู้ดูแล มีโอกาสที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมเกาะติดกับวาระการประชุมและดำเนินไปตามเวลาที่กำหนด พนักงานใหม่หรือสมาชิกที่มีอายุน้อยอาจจะได้รับโอกาสในการเรียนรู้จากการที่เป็นผู้ดูแลการประชุม อีกทั้งได้รับประโยชน์จากการตอบคำถามและติดตามการประชุม
การส่งเสริมให้พนักงานที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หรือบุคลิกขี้อายเป็นผู้จัดการประชุม เป็นอีกแนวทางใหนการส่งเสริมทักษะใหม่ๆ และสร้างบุคลิกใหม่ๆในตัวเค้าเองด้วย หรือพนักงานบางคนเป็นแนวโน้มน้าวหรือพูดเก่งอยู่แล้ว ลองให้เค้าเป็นคนดูแลจดบันทึกการประชุม เป็นการกระตุ้นทักษะการฟังผู้อื่นและรอเวลาในการถามซึ่งเป็นทักษะสำคัญในการเป็นผู้นำและการทำงานเป็นทีมที่ดีด้วย สิ่งเหล่านี้ทำให้การประชุมเป็นที่ที่ดีสำหรับพนักงานในการพัฒนาทักษะด้านอื่นไปด้วยในตัว
4. การประชุมเพื่อติดตามผลงานอย่างสม่ำเสมอ
การรวมพนักงานในทุกระดับและผู้นำจากทีมงานแต่ละแผนกเพื่อประชุม เราอาจจะนึกถึงประชุมที่มีเนื้อหาห่างไกลและชวนง่วงนอน
หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพคือการประชุมที่ใช้เพื่อการติดตามเป้าหมายความก้าวหน้าของพวกเขา เช่น
การประชุมระดับไตรมาสหรือทุก ๆ 3 เดือน เพื่อรายงานความคืบหน้าของงานหรือตรวจสอบความรับผิดชอบ และดูว่าจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ การประชุมนี้จะยิ่งสำคัญอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่บริษัทเติบโตอย่างรวดเร็ว ช่วยส่งเสริมให้ทีมงานมีความรับผิดชอบและให้เกิดความโปร่งใส
ท้ายที่สุดควรมีการประชุมแบบตัวต่อตัวทุก 1-2 สัปดาห์ระหว่างหัวหน้าทีมและสมาชิกในทีม นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างการทีมงานดีและช่วยให้พนักงานรู้ว่าฝ่ายบริหารให้ความสำคัญกับพวกเขา
5. เทคโนโลยีการประชุมเสมือนจริง
ต้องยอมรับว่ายุดสมัยเปลี่ยนไป การทำงานไม่ได้จำกัดแค่ต้องเข้ามาทำที่ออฟฟิซแล้ว การประชุมเสมือน (Virtual Meeting) หรือการประชุมออนไลน์ กำลังเป็นที่นิยม ดังนั้นถ้าเรารู้ถึงประโยชน์และข้อจำกัดของเทคโนโลยีนี้ ไม่มีเหตุผลที่การประชุมเสมือนจะไม่สามารถทดแทนการประชุมแบบเดิมได้
เพื่อให้การประชุมเสมือนมีประสิทธิภาพ สิ่งแรกที่ต้องตระหนักคือ การพูดอาจะต้องแตกต่างออกไปเพราะเราไม่สามารถเห็นหน้ากันได้ ในกรณีที่ใช้แค่เสียงผ่านการประชุม การเว้นจังหวะให้ถามตอบ หรือการตอบรับด้วยคำสั้นๆ จะช่วยสื่อสารให้ผู้พูดมั่นใจว่าผู้ฟังยังเข้าใจเนื้อหาหรือรับฟังอยู่ เนื้อหาการประชุมอาจจะรีวิวผ่าน application อื่นๆพร้อมกับการประชุมไปด้วย
ดังนั้นแม้ว่าเราจะไม่ได้อยู่ในออฟฟิซก็สามารถนำเทคโนโลยีเหล่านี้เสริมให้เกิดการประชุมที่ดีเพื่อให้ทีมเข้าถึงกันและเข้าใจกันได้
เวลาเป็นสิ่งสำคัญมากโดยเฉพาะโลกธุรกิจปัจจุบัน ดังนั้นเพือให้เราไม่ต้องเสียเวลากับคืนอื่นและเงิน การประชุมต้องมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล การจัดการประชุมตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอยังคงเป็นวิธีที่ดีในการสื่อสารและรับทราบข้อมูลที่สำคัญ มากกว่านั้นประโยชน์จากการประชุมที่ดีช่วยปรับปรุงทักษะของพนักงาน ส่งเสริมความแข็งแกร่งให้กับทีมและช่วยสร้างรากฐานของค่านิยมแล้วเป้าหมายที่ดีกับองค์กรได้อีกด้วย
Cover Photo by Mario Gogh on Unsplash