“ผมใช้เวลาในวันเสาร์ อาทิตย์ เข้าไปดูวิเคราะห์ปัญหาให้กับลูกค้า แต่ผมไม่เคยบอกใครแม้กระทั้งหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานเลยในช่วงเวลาที่ผ่านมาเกือบ 10 ปี”

นี่เป็นหนึ่งในข้อมูลที่ได้จากการทำ Exit Interview ที่ผมไม่เคยลืม

รู้สึกไหมว่าคนทำงานสมัยนี้ ย้ายงานกันง่ายและบ่อยมาก โดยเฉพาะสายงาน Technology มันคงเพราะว่ามีเทคโนโลยีใหม่ๆ มาให้ทดลองทำ มีโปรเจคที่ต้องเปลี่ยนจากเทคโนโลยีเก่าเป็นเทคโนโลยีใหม่ หรือโปรเจคใหญ่ที่ขาดกำลังคนด้าน Technology ทำให้เกิดความไม่สมดุลใน Demand Supply ขึ้น หรือสาเหตุอื่นในช่วง 1-2 ปีมานี้ ที่เราเริ่มจะ Work From Home กัน การประชุมออนไลน์ที่ขาดการเห็นหน้าเห็นตา ขาดปฏิสัมพันธ์ การพูดคุยแบบไม่เป็นรูปแบบที่ร้านกาแฟหรือตู้กดน้ำที่ออฟฟิศ สิ่งเหล่านี้ทำให้การลาออกเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น เมื่อมีการลาออก กิจกรรมหนึ่งที่หลายที่เคยทำกลับถูกมองข้ามไปเช่นการทำ Exit Interview การทำ Exit Interview ที่ว่าไม่ได้หมายถึงว่า พอเรารู้ว่าจะมีคนลาออกแล้วก็นัดคุยเพื่อโน้มน้าวให้อยู่ สอบถามเหตุผล แต่หมายถึงการทำ interview ก่อนการลาออกที่แน่ชัดแล้วเพื่อจุดประสงค์บางอย่าง

คำถามที่ตามมาคือ ถ้ามันไม่มีประโยชน์ เราควรเสียเวลาทำมันไหม อันนี้ก็ขึ้นอยู่กับแต่ละ Manager ว่าจะจัด Exit Interview มาในรูปแบบไหน แต่สำหรับผมการถูกทำ Exit Interview และการที่ได้ทำ Exit Interview มาเอง ยังมีประโยชน์อยู่พอสมควร เมื่อแลกกับเวลาที่ทำ อาจจะ 15-30 นาทีก็เพียงพอ

---

1 — ทำ Exit Interview ไปเพื่ออะไร?

เพื่อเช็คให้แน่ใจว่า candidate เต็มใจที่จะไปจริงๆ

มีหลายเคสที่เปลี่ยนใจในตอนสุดท้าย เพราะยังลังเล เมื่อเราจัด Exit Interview และถามคำถามที่ถูกต้อง กับการสร้างบรรยากาศให้ พนักงานเข้าใจว่า แม้คุณตั้งใจจะออกไปแล้ว แต่เราเองก็ให้ความสำคัญกับคุณ มันทำให้เค้ารู้สึกได้ว่าองค์กรให้ความสำคัญกับตัวบุคคลจริงๆ ซึ่งทรัพยากรคนที่สิ่งสำคัญขององค์กร

เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีไว้

เรียกว่าปิดจบกันด้วยดี เพราะแม้ว่าโลกการทำงานในปัจจุบันจะดูกว้างแต่ก็เหมือนโลกกลม ที่เราจะมีการเชื่อมต่อจากคนที่รู้จัก มีการ refer ถึงใครที่รู้จักจากใครอีกคนได้ง่ายกว่าเมื่อก่อนผ่านโลก Social การทิ้งความรู้สึกที่เป็นบวกมากกว่าลบ น่าจะให้ผลที่กับทั้งเรา พนักงานและองค์กร ไม่แน่เมื่อเวลาผ่านไปสักปี เมื่อพนักงานได้ลองไปทำงานในที่ใหม่แล้วลองเปรียบเทียบ เค้าอาจจะอยากกลับมาที่เดิมก็เป็นได้

สร้างภาพจำที่ดีต่อทีมงานและองค์กร

มุมมองนี้ผมเองอาจจะมองเข้าข้างตัวเองเป็นบวก เพราะส่วนตัวเชื่อว่าทุกที่ทำงาน มีทั้งเรื่องที่ดี และเรื่องที่ไม่โอเคร Exit Interview เป็นโอกาสที่จะสร้างภาพจำในช่วงเวลาท้ายๆ ให้กับพนักงานได้นึกถึง และจดจำเรื่องราวที่ดีที่เค้าได้เจอมา แทนที่จะรื้อฟื้นเรื่องราวไม่ได้ที่ทำให้เค้าต้องตัดสินใจลาออก

---

2 — อะไรที่เราควรถาม?

ดังนั้นเมื่อลองพิจารณาแล้วถ้าเหตุผลที่มองว่ายังควรทำอยู่เทียบกับผลลัพธ์ที่อาจจะเกิดขึ้น การทำ Exit Interview สั้นๆ สัก 15 นาที หรือ 30 นาที ก็ไม่เสียหายมาก เราอาจจะเลือกบางคนที่มี potential ที่ดีอาจจะไม่ได้ทำกับทุกคนก็ได้

ในส่วนของการสนทนา รูปแบบออกไปทาง constructive เพื่อให้ได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับพนักงานที่อยู่ต่อคำถามที่มักจะใช้มีอยู่ไม่กี่รูปแบบ

ลองทวนเหตุผลหลักที่ทำให้ตัดสินใจลาออก

ยังคงเป็นคำถามที่ยังอยากทวนเพื่อเป็นการวอร์มอัพการสนทนา อาจจะคาดหวังไม่ได้มาก แต่ถ้าทีมงานเราไม่ได้มีปัญหาเรื่องตัวบุคคลเราก็จะได้คำตอบที่ค่อนข้างตรง เช่นเหตุผลเรื่องงานที่ไม่ตรงกับตอนที่รับเข้ามาเลย ให้ทำอีกงานแต่พอเข้ามาแล้วให้ทำอีกงานซึ่งไม่ตรงกับเป้าหมายการทำงาน เรื่องความมั่นคงในตำแหน่งงานเช่นได้งานที่เป็นพนักงานประจำและมี benefit ที่ดีกว่า

คำถามเกี่ยวกับกระบวนการทำ การได้รับการ support จากหัวหน้างานหรือเพื่อร่วมงาน

เป็นอีกคำถามที่เราอาจจะได้คำตอบที่ไม่เคยทราบมาก่อน เช่น การที่พนักงานได้รับคำมั่นสัญญาในตอนเริ่มงานว่าจะได้รับการปรับตำแหน่งและเงินหลังจากที่ทำงานไปสักระยะ แต่เมื่อเวลาผ่านไปกลับไม่ได้รับ ซึ่งหัวหน้างานก็พลัดไปก่อน เรื่องพวกนี้มักไม่ค่อยมาถึงคนนอก เพราะเป็นมักเป็นการตกลงกันแบบไม่ทางการ เรื่องพวกนี้เรานำไปปรับให้เป็นรุปธรรมและชัดเจนได้กับทีมไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นมาอีกที เรียกว่ากันไว้ก่อนดีกว่ามาแก้กันเมื่อตอนจะขอลาออก

อะไรเป็นสิ่งที่คุณชอบที่สุดในการทำงานที่นี่

เป็นคำถามเกือบสุดท้าย เจตนาอยากให้พนักงานนึกถึงเรื่องที่เป็นเชิงบวก สิ่งดีที่อยากให้จำเป็นภาพก่อนออกจากองค์กรไป เพราะเราคงไม่อยากให้พนักงานจำเรื่องราวที่แย่ๆแล้วไปเล่าให้ที่อื่นฟัง อีกทั้งยังเป็นคำถามที่นำไปถึงคำถามที่ว่าคุณน่าจะหยิบสิ่งอะไรที่คุณได้เรียนรู้จากที่นี้ ไปใช้กับที่อื่นไหม เพราะมันเป็นสิ่งที่คุณชอบ ดังนั้นไปที่ใหม่คุณก็อาจจะอยากเจอสิ่งนั้นอีก คำตอบที่ได้จากประสปการณ์ของผมมักขึ้นกับองค์กรเลยจริงๆ เช่น บางคนบอกว่าชอบงานของที่นี่มากเลย แต่ติดที่ Top Management ไม่เห็นคุณค่าของไอเดียในการแก้ปัญหาของเค้า แล้วพอปัญหาเกิดซ้ำๆ เค้าเองต้องเป็นคนแก้ซ้ำๆ มันทำให้การทำงานนั้นน่าเบื่อหน่ายทั้งๆที่น่าจะดีกว่านี้ หรือ หนูชอบการทำงานที่นี้ทุกอย่างเลยค่ะ หัวหน้าก็ดีแนะนำดีช่วยเหลือดี ทีมงานช่วยเหลือกันดี cutlure ดี แต่เรื่องความมั่นคงสวัสดิการไม่ได้มากเท่าที่ต้องการ เลยตัดสินใจไป และคิดว่าจะลองนำ practice ในการทำงานที่นี่ การสร้าง culture ไปประยุกต์ใช้ คำตอบพวกนี้ถ้าได้มาแบบที่จริงใจ เรายังเอาไป feedback กับคนที่อยู่ หัวหน้างานได้อีก เพื่อให้รักษาสิ่งเหล่านี้ไว้

มีอะไรอยากบอกเพิ่มเติมไหม

คำถามทิ้งท้ายที่เหมือนถามไปเป็นมารยาท หลายคนคงต้องมาเป็นเชิงขอบคุณนั้นนี้ หรืออาจจะไม่ได้มีคำตอบเพิ่มเติมอะไร เพราะพูดคุยไปหมดแล้ว แต่ผมเคยได้ยินผลจาก Exit Interview ทำให้ยังคิดคำถามนี่ยังคงสำคัญและมีพลังคือ เพื่อนพนักงานคนนึงทำงานมาด้วยกัน 10 ปี วันที่เค้าลาออก เค้าบอกว่ามีสิ่งนึงที่เค้าไม่ได้บอกใครคือ เค้าห่วงงานและปัญหาของลูกค้ามาก เวลามีปัญหาเค้าจะใช้เวลาเสาร์อาทิตย์เข้าไปดู ช่วยทีมวิเคราะห์ปัญหาด้วย แต่เค้าไม่เคยบอกใครแม้กระทั้งหัวหน้า คำตอบนี้ทำให้รู้สึกว่าความราบรื่นในการแก้ปัญหาในที่ทำงานหลายปีมานี่ ได้มาจากความทุ่มเทที่ไม่ต้องการสร้างภาพขยันหรือผลงานจากเค้า แต่อีกมุมนึงผมคิดว่าเราควรทำให้มันโปร่งใส และการให้ recoginition กับความทุ่มเท ควรสมเหตุสมผลด้วยเช่นกัน มันเป็นคำตอบที่ผมไม่เคยลืมคำตอบนึงในชีวิตการทำงาน

---

ทั้งหมดนี้เป็นการแชร์มุมมองว่าคุ้มค่าไหม ในการทำ Exit Interview ของผม มองจากมุมคนที่ช่วยดูแลเรื่องการดูแลคนและพนักงานอีกมุมนึง